Privacyverklaring
Hier leest u welke gegevens Woninginrichting Mijn Vloertje van u verwerkt, waarom wij dat doen, hoe lang wij ze bewaren en wat u daaraan kunt veranderen. In gewone taal.
Versie 1.0, 11 september 2026
1. Wie wij zijn
Woninginrichting Mijn Vloertje (wij) is verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens die in deze verklaring worden beschreven.
Woninginrichting Mijn Vloertje
Meulenakker 9, 7841 EP Sleen
E-mail: [email protected]
Telefoon: 06 46 28 17 06
KvK-nummer: 04065583
Btw-nummer: NL.102909568.B01
2. Wanneer geldt deze verklaring?
Deze verklaring geldt als u:
- deze website bezoekt;
- op deze website chat met Mindy, onze AI-assistent;
- ons belt en Mindy aan de lijn krijgt;
- via de chat, telefonisch of per e-mail een bezoek aan de showroom aanvraagt;
- ons mailt of belt met een vraag;
- een offerte aanvraagt of ons een opdracht geeft.
3. Welke gegevens verwerken wij?
Als u deze website bezoekt
Deze website plaatst geen cookies en gebruikt geen statistiekprogramma. Kiest u voor een lichte of donkere weergave, dan onthoudt uw eigen browser die keuze; wij krijgen daar niets van te zien. De partij die deze website host, houdt technische logbestanden bij met uw IP-adres, het tijdstip en de opgevraagde pagina. Die worden alleen gebruikt om storingen en misbruik op te sporen.
Als u met Mindy chat op deze website
Alles wat u in het gesprek typt, en de pagina waarop u de chat opent. De chat gebruikt een tijdelijk sessienummer dat alleen bestaat zolang u de pagina open heeft; er wordt niets in uw browser opgeslagen. Vraagt u via de chat een bezoek aan de showroom aan, dan vragen wij om uw naam, e-mailadres, telefoonnummer, de dag en het dagdeel van uw voorkeur en waarvoor u langskomt.
Als u ons belt
Onze telefoon wordt aangenomen door Mindy, onze AI-assistent. Van dat gesprek verwerken wij: uw telefoonnummer, het tijdstip en de duur van het gesprek, een geluidsopname, een tekstuitwerking van wat er is gezegd en een korte samenvatting. Alles wat u tijdens het gesprek zelf vertelt, hoort daarbij, zoals uw naam, de dag waarop u langs wilt komen of uw vraag om teruggebeld te worden. Mindy vertelt in haar eerste zin dat zij een AI-assistent is en dat het gesprek wordt vastgelegd. Wilt u dat niet, zeg het dan, hang op, of stuur ons liever een e-mail.
Als u een bezoek plant, een offerte aanvraagt of ons een opdracht geeft
Uw naam, adres, e-mailadres en telefoonnummer, de afspraak, en wat nodig is om het werk voor te bereiden en uit te voeren: de maten van de ruimte, uw keuzes in materiaal en uitvoering, de offerte, de opdracht en de factuur.
Als u ons mailt
Uw naam, e-mailadres en de inhoud van uw bericht.
Wij vragen niet om bijzondere persoonsgegevens, zoals over uw gezondheid of geloof, en hebben ze niet nodig. Vertel ze ons dus niet in de chat of aan de telefoon.
4. Waarom verwerken wij ze, en mag dat?
| Waarvoor | Grondslag (artikel 6 AVG) |
|---|---|
| Uw vraag beantwoorden en een bezoek aan de showroom inplannen, via de chat of aan de telefoon | De stappen naar een overeenkomst die u zelf heeft gevraagd, of uitvoering van een overeenkomst |
| Het telefoongesprek vastleggen en uitwerken, zodat wij kunnen nalezen wat er is gevraagd en afgesproken, en de assistent kunnen verbeteren | Gerechtvaardigd belang. Mindy zegt aan het begin dat het gesprek wordt vastgelegd; wilt u dat niet, dan kunt u ons mailen |
| Inmeten, een offerte maken en de opdracht uitvoeren | Uitvoering van een overeenkomst |
| Deze website veilig en werkend houden | Gerechtvaardigd belang |
| Onze administratie voeren en aan de wet voldoen | Wettelijke verplichting |
Wij verkopen uw gegevens niet en sturen u geen reclame waar u niet om heeft gevraagd.
5. U praat met een AI: wat u moet weten over Mindy
Mindy is een AI-assistent, geen medewerker. Zij vertelt dat zelf aan het begin van elk gesprek, in de chat en aan de telefoon, zoals de Europese AI-verordening voorschrijft. Mindy werkt met de informatie die op deze website staat, en kan in uitzonderlijke gevallen een onvolledig of onjuist antwoord geven. Aan wat Mindy zegt kunt u geen rechten ontlenen: prijzen, levertijden en afspraken bevestigen wij altijd zelf.
Mindy noteert een aanvraag voor een bezoek, maar een afspraak staat pas vast als u van ons een bevestiging heeft. Zij neemt geen besluiten over u die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking berusten en die rechtsgevolgen of vergelijkbare gevolgen voor u hebben (artikel 22 AVG). De opvolging doet altijd een medewerker.
Mindy wordt voor ons geleverd door Clarifix B.V. uit Zuidlaren, onder de naam Hello Mindy. Wilt u liever niet met een AI praten? Vraag Mindy dan om een terugbelverzoek, of mail naar [email protected]. Dat bericht leest een van onze medewerkers.
6. Hoe lang bewaren wij het?
| Wat | Hoe lang |
|---|---|
| Chatgesprekken met Mindy op deze website | Maximaal 90 dagen |
| Geluidsopname en tekstuitwerking van een telefoongesprek met Mindy | Maximaal 30 dagen |
| Uw aanvraag voor een bezoek of een terugbelverzoek, en de samenvatting van het gesprek | 24 maanden na ons laatste contact |
| E-mailverkeer | 24 maanden na ons laatste contact |
| Offertes, opdrachten en facturen | Zolang de opdracht loopt, en daarna 7 jaar voor de gegevens die wij fiscaal moeten bewaren |
| Technische logbestanden van de webserver | Maximaal 12 maanden, in de praktijk veel korter |
| Uw keuze voor een lichte of donkere weergave | In uw eigen browser, tot u die wist |
Vraagt u om verwijdering, dan doen wij dat eerder, behalve waar een wettelijke bewaarplicht dat verbiedt.
7. Met wie delen wij gegevens?
Wij verkopen uw gegevens niet. Wij schakelen wel partijen in die nodig zijn om onze dienstverlening te laten werken. Met elk van hen zijn afspraken gemaakt over de bescherming van uw gegevens.
| Wie | Waarvoor |
|---|---|
| Clarifix B.V. (Hello Mindy), als verwerker | Onze AI-assistent Mindy in de chat en aan de telefoon, en de automatisering die uw vraag of aanvraag bij ons laat aankomen |
| Een leverancier van spraak- en gesprekstechnologie | Mindy aan de telefoon: spraak, gespreksvoering, opname en tekstuitwerking |
| Aanbieders van AI-taalmodellen | Het formuleren van de antwoorden van Mindy |
| Twilio | Het telefoongesprek |
| Calendly | Het inplannen van uw bezoek in onze agenda |
| De hostingpartij van deze website | Het beschikbaar houden van deze website |
Clarifix verwerkt de gegevens alleen in onze opdracht en gebruikt ze niet voor eigen doeleinden. Daarover hebben wij een verwerkersovereenkomst in de zin van artikel 28 AVG. Sommige van de genoemde partijen verwerken gegevens buiten de Europese Economische Ruimte. Dat gebeurt alleen met een geldig doorgiftemechanisme, zoals het EU-US Data Privacy Framework of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. Een actuele lijst vraagt u op via [email protected].
Daarnaast delen wij gegevens als de wet ons daartoe verplicht.
8. Uw rechten
U heeft het recht om:
- in te zien welke gegevens wij van u hebben;
- ze te laten corrigeren of aanvullen;
- ze te laten verwijderen, ook de opname en de tekstuitwerking van uw telefoongesprek met Mindy;
- de verwerking te laten beperken of er bezwaar tegen te maken;
- uw gegevens in een gangbaar bestandsformaat te ontvangen;
- een gegeven toestemming in te trekken. Dat werkt vanaf dat moment en raakt niet wat daarvoor al is gebeurd.
Stuur uw verzoek naar [email protected]. Wij reageren binnen een maand. Om te voorkomen dat wij gegevens aan de verkeerde persoon geven, kunnen wij u vragen uw verzoek te bevestigen vanaf het telefoonnummer of e-mailadres dat u bij ons heeft opgegeven. Wij vragen nooit om een kopie van uw identiteitsbewijs.
Bent u het niet eens met hoe wij uw verzoek afhandelen, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Wij stellen het op prijs als u het eerst bij ons probeert.
9. Beveiliging
Wij beveiligen uw gegevens met passende technische en organisatorische maatregelen: versleutelde verbindingen, toegang alleen voor wie het nodig heeft, en afspraken met onze leveranciers over hoe zij uw gegevens beschermen. Vermoedt u een lek of misbruik, meld het dan direct via [email protected].
10. Wijzigingen
Wij passen deze verklaring aan als onze dienstverlening of de regels veranderen. Bovenaan staat de datum van de laatste versie.
Een vraag over uw gegevens?
Mail naar [email protected] of bel ons. Een medewerker leest en beantwoordt uw vraag.
